L’entretien annuel individuel d’évaluation

L’année qui vient de s’écouler est de loin une année difficile tant pour l’employeur que pour le salarié. C’est l’année de tous les défis, l’année où il a fallu faire ressortir le meilleur de chacun, dans l’urgence et tête baissée. Il est donc venu le temps de faire le bilan.

Faire le bilan du passé et définir un avenir commun

L’entretien individuel annuel s’inscrit dans un processus d’amélioration continue. Il vise à faire le bilan sur les missions et les objectifs atteints et constater si l’entreprise a bien mis à disposition du salarié les moyens et les ressources qui lui permettent d’atteindre ou non ces objectifs. C’est également l’opportunité de définir de nouveaux objectifs individuels ou collectifs pour aligner ceux visés par l’entreprise avec ceux du salarié.

Le salarié doit pouvoir préparer son entretien annuel individuel

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié sur les techniques d’évaluation professionnelles utilisées et de prévenir de la date de l’entretien suffisamment à l’avance pour que le salarié ait le temps de préparer son entretien. D’après l’enquête
« Entretiens annuels d’évaluation » (Lucca – 2019), 18,4% des sondés ne reçoivent jamais la grille d’évaluation avant l’entretien et 18,4% des sondés ne la reçoivent qu’une semaine avant ce qui ne leur laisse pas assez de temps pour préparer l’entretien.

L’entretien annuel individuel est un outil aussi bien pour le manager que pour le salarié, il convient donc de s’assurer que chacun dispose de tous les éléments nécessaires à la réussite de l’entretien. Il est également entendu que cet entretien peut se réaliser en Visio et si cela à l’air moins formel il n’en reste pas moins un entretien individuel annuel respectant tous les codes dédiés à cet exercice.

L’entretien annuel individuel, les étapes à ne pas négliger !

L’entretien annuel individuel se fait en présence du manager direct du salarié et on utilise comme support d’évaluation une fiche ou une grille d’évaluation. Il existe de nombreux modèles de questionnaires déjà rédigés pour réaliser une fiche d’évaluation. Cependant, il est conseillé de faire intervenir les managers et même les salariés dans la rédaction du contenu de la grille d’évaluation afin de bénéficier de leurs retours d’expérience sur la pertinence des questions. 

Le manager et le salarié sont invités à préparer l’entretien en amont à partir des entretiens réalisés précédemment et à partir des éléments qui sont propres au profil du salarié comme la fiche de poste et l’historique des formations suivies.

Le manager doit faire le point en amont sur les points forts et faibles du salarié et anticiper sur quelques axes d’amélioration à proposer ainsi que sur les objectifs à mettre en place. Le salarié peut faire le bilan de ses missions et trouver des exemples pour illustrer ses réussites et ses difficultés.

Équilibrer le contenu de l’entretien

Pour qu’un entretien individuel annuel soit efficace, il faut savoir prioriser les thèmes à aborder. Certes, il y a un bilan à faire, mais celui-ci concerne des faits appartenant au passé sur lesquels le manager n’a plus de contrôle. Il a donc intérêt à passer plus de temps sur les sujets qui traitent des améliorations à mettre en place ou du développement de carrière à favoriser, car ce sont des éléments qu’il va pouvoir influencer et qui vont contribuer à l’amélioration de la performance du salarié. « Différentes phases clés doivent se succéder pour garantir la réussite de cet échange : une phase d’écoute, où chacun a la possibilité de donner son avis et de l’argumenter, une phase d’évaluation au sens réel du terme dédiée à l’analyse objective des réalisations du collaborateur et enfin une troisième et dernière phase, dite de projection, au cours de laquelle les pistes de progression pour l’année à venir sont évoquées » 

Profiter d’un moment d’échange !

L’entretien annuel individuel est parfois mal vécu par les salariés parce qu’il ressemble à un examen de contrôle… mais tout est question de perspective ! L’entretien annuel individuel est un moment d’échange entre le manager et le salarié. Aux responsables RH ou au manager de rassurer le salarié sur l’objectif de l’entretien et de lui faire comprendre qu’il est libre de partager son point de vue sans réprimande. Ne pas utiliser pas non plus l’entretien pour faire des règlements de comptes ou pour ne pointer que les faiblesses du salarié : il faut trouver l’équilibre pour développer une collaboration constructive à but professionnel et mettre l’ego de côté.

Aller au bout du processus !

Les échanges avec les salariés sont précieux pour avancer dans une même direction. Il faut donc prendre le temps d’aller au bout du processus : le manager réalise un compte-rendu d’entretien pour faire un meilleur suivi que le salarié n’est pas obligé de signer, mais il est nécessaire de retourner les grilles d’évaluation aux responsables RH.

De même, si les actions discutées en entretien ne sont pas mises en place par la suite, le salarié risque de douter de l’utilité de l’entretien et de ne plus s’investir. Il faut donc sensibiliser les managers à l’importance d’aller au bout du processus pour rendre l’entretien annuel individuel efficace !